最近我們聽到有位客戶分享指他公司業務流程仍較為傳統,所有文件都以紙本形成儲存,由於公司位於工業區,加上前排潮濕天氣,昆蟲出沒導致公司的紙本文件被咬爛。
好多中小企業都會忽略文件管理問題,尤其是員工人數較少的公司,寧願將公司資源投放於推廣宣傳,認為文件管理並不是必需的,可是這種觀念並不正確。就正如客戶的分享,忽略文件管理分分鐘使公司上下要花更多人力時間補救文件。文件管理是每間企業在競爭中生存必須做到的一點。
文件管理及流動存取系統三大好處
一、可同步處理多個站點的數碼文件,供公司員工共同存取
二、執行文件復原、編輯、修改、封存及快速存取
三、掃瞄、分類、搜尋、儲存、編輯、共享及分發文件
文件井井有條,才可以有利公司發展,在遇到突發問題時,透過系統翻查相關文件,作出迅速反應,倣到得心應手。同時亦可保障文件的穩定性和安全性,使商業文件、客戶資料不易外泄,提高客戶的體驗,建立正面的企業形象。
文件管理及流動存取系統是TVP涵蓋的科技方案之一,不同行業都適用,各位中小企業不妨考慮善用TVP去改善企業的營運方式。
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